Każdy urząd państwowy posiada określoną strukturę organizacyjną. Składa się z wydziałów bądź sekcji, w których zatrudnienie znajdują tylko wysoko wykwalifikowani pracownicy. Praca w urzędzie odbywa się wedle określonych zasad, które określone są w przepisach prawa. Bardzo ważną zasadą funkcjonowania urzędów państwowych jest zachowanie drogi służbowej przy załatwianiu wszelkiego rodzaju spraw administracyjnych. Droga służbowa obejmuje rutynowy obieg dokumentów. Po co potrzebne są takowe zasady. Otóż właściwy obieg dokumentów zapewnia sprawne i szybkie załatwianie spraw administracyjnych. Kiedy do urzędu wpływa jakieś pismo, to koniecznie musi być zachowana droga służbowa. Oznacza to, że pismo musi przejść do każdej jednostki, która zajmuje się załatwianiem danego rodzaju spraw administracyjnych. Na tym polega właśnie obieg dokumentów. Każdy pracownik, do którego zakresu czynności należy załatwianie danej sprawy administracyjnej musi otrzymać owe pismo. Im bardziej skomplikowana sprawa, tym więcej pracowników będzie brało udział w jej załatwianiu.
